DROIT DES AFFAIRES - OHADA      

 

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        SECRETARIAT JURIDIQUE DES SOCIETES COMMERCIALES (Part. 1)

La gestion quotidienne des sociétés commerciales doit se faire dans le strict respect du droit OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires). En effet, ledit droit et les bonnes pratiques des sociétés commerciales imposent le respect d’un formalisme précis et le suivi rigoureux d’un grand nombre d’obligations légales selon la forme juridique de la société. Ces règles sont prévues aussi bien pour la tenue des Assemblées Générales que pour l’organisation des Conseils d’Administrations.

1.5 .1.     Le secrétariat juridique des Assemblées Générales de sociétés commerciales

La présentation du secrétariat juridique des AG des sociétés commerciales se décline en deux aspects : les règles communes à toutes les Assemblées d’actionnaire d’une part et celles spécifiques à chaque types d’Assemblée.

1.1.          Les règles communes a toutes les Assemblées d’actionnaires (Art. 516 – 545)

1.1.1.                Convocation de l’assemblée

Qui a le pouvoir de convoquer ?

Dans le principe, l'Assemblée des actionnaires est convoquée par le CA ou par l'administrateur général, selon le cas. A défaut, elle peut être convoquée par :

a-      le commissaire aux comptes, après que celui-ci a vainement requis la convocation du conseil d'administration ou de l'administrateur général selon le cas, par lettre au porteur contre récépissé ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

b-      un mandataire désigné par le président de la juridiction compétente, statuant à bref délai, à la demande soit de tout intéressé en cas d'urgence, soit d'un ou de plusieurs actionnaires représentant au moins le dixième du capital social s'il s'agit d'une assemblée générale ou le dixième des actions de la catégorie intéressée s'il s'agit d'une assemblée spéciale ;

c-      le liquidateur.

Qu'en est il de la forme, les délais et les mentions obligatoires de la convocation ?

La convocation des assemblées est faite par avis de convocation qui est inséré dans un journal habilité à recevoir les annonces légales. Cette insertion peut être remplacée par une convocation faite aux frais de la société par lettre au porteur contre récépissé ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, portant mention de l'ordre du jour si toutes les actions sont nominatives.

L'avis de convocation doit parvenir ou être porté à la connaissance des actionnaires quinze jours au moins avant la date de l'assemblée sur première convocation et, le cas échéant, six jours au moins pour les convocations suivantes.

L'avis de convocation indique la dénomination de la société, suivie, le cas échéant, de son sigle, la forme de la société, le montant du capital social, l'adresse du siège social, le numéro d'immatriculation au registre du commerce et du crédit mobilier, les jour, heure et lieu de l'assemblée, ainsi que sa nature ordinaire, extraordinaire ou spéciale et son ordre du jour.

• L’ordre du jour ?

L'ordre du jour de l'assemblée est arrêté par l'auteur de la convocation. Toutefois, lorsque l'assemblée est convoquée par un mandataire de justice, l'ordre du jour est fixé par le président de la juridiction compétente qui l'a désigné.

• Lieu de la tenue de l’AG ?

Les assemblées d'actionnaires sont réunies au siège social ou en tout autre lieu du territoire de l'Etat partie où se situe le siège social, sauf clause contraire des statuts.

A noter que l'assemblée ne peut délibérer sur une question qui n'est pas inscrite à son ordre du jour.

1.1.2.                Communication de documents

• Cas de l’AGO annuelle :

En ce qui concerne l'assemblée générale ordinaire annuelle, tout actionnaire a le droit, pour lui-même ou par le mandataire qu'il a nommément désigné pour le représenter à l'assemblée générale, de prendre connaissance au siège social :

a) de l'inventaire, des états financiers de synthèse et de la liste des administrateurs lorsqu'un conseil d'administration a été constitué ;

b) des rapports du commissaire aux comptes et du conseil d'administration ou de l'administrateur général qui sont soumis à l'assemblée ;

c) le cas échéant, du texte de l'exposé des motifs, des résolutions proposées, ainsi que des renseignements concernant les candidats au conseil d'administration ou au poste d'administrateur général ;

d) de la liste des actionnaires ;

e) du montant global certifié par les commissaires aux comptes des rémunérations versées aux dix ou cinq dirigeants sociaux et salariés les mieux rémunérés selon que l'effectif de la société excède ou non deux cents salariés.

Sauf en ce qui concerne l'inventaire, le droit pour l'actionnaire de prendre connaissance emporte celui de prendre copie à ses frais. Le droit de prendre connaissance s'exerce durant les quinze jours qui précèdent la tenue de l'assemblée générale.

• Cas des assemblées autres que l’AGO annuelle :

En ce qui concerne les assemblées autres que l'assemblée générale ordinaire annuelle, le droit de prendre connaissance porte sur le texte des résolutions proposées, le rapport du conseil d'administration ou de l'administrateur général selon le cas et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ou du liquidateur.

• Droit d’information hors périodes d’assemblée

Tout actionnaire peut, en outre, à toute époque prendre connaissance et copie :

a) des documents sociaux visés à l'article précédent concernant les trois derniers exercices ;

b) des procès-verbaux et des feuilles de présence des assemblées tenues au cours de ces trois derniers exercices ;

c) de tous autres documents, si les statuts le prévoient.

De même, tout associé peut, deux fois par exercice, poser des questions écrites au président-directeur général, au directeur général ou à l'administrateur général sur tous faits de nature à compromettre la continuité de l'exploitation. La réponse est communiquée au commissaire aux comptes.

1.1.3.                Tenue de l’assemblée générale

• La présidence de l’Assemblée :

L'assemblée est présidée, selon le cas, par le président directeur général, le président du conseil d'administration ou par l'administrateur général ou en cas d'empêchement de ceux-ci et sauf disposition statutaire contraire, par l'associé ayant ou représentant le plus grand nombre d'actions ou, en cas d'égalité, par le doyen en âge.

Les deux actionnaires représentant le plus grand nombre d'actions par eux-mêmes ou comme mandataires, sont nommés scrutateurs, sous réserve de leur acceptation. Un secrétaire est nommé par l'assemblée pour établir le procès-verbal des débats. Il peut être choisi en dehors des actionnaires.

• Pouvoir de participation aux AG :

Peuvent participer aux assemblées générales :

a) les actionnaires ou leur représentant dans les conditions définies par  l’AUSCGIE ou par les stipulations des statuts ;

b) toute personne habilitée à cet effet par une disposition légale ou par une stipulation des statuts de la société.

c) des personnes étrangères à la société lorsqu'elles y ont été autorisées soit par le président de la juridiction compétente, soit par décision du bureau de l'assemblée, soit par l'assemblée elle-même.

• Secrétariat au cours de l’assemblée

A chaque assemblée, il est tenu une feuille de présence contenant les indications suivantes :

a) nom, prénom et domicile de chaque actionnaire présent ou représenté, le nombre d'actions dont il est titulaire ainsi que le nombre de voix attachées à ces actions ;

b) nom, prénom et domicile de chaque mandataire, le nombre d'actions qu'il représente ainsi que le nombre de voix attachées à ces actions.

La feuille de présence est émargée par les actionnaires présents et par les mandataires, au moment de l'entrée en séance. Les procurations sont annexées à la feuille de présence, à la fin de l'assemblée. La feuille de présence est certifiée sincère et véritable, sous leur responsabilité, par les scrutateurs.

Le procès-verbal des délibérations de l'assemblée indique la date et le lieu de réunion, la nature de l'assemblée, le mode de convocation, l'ordre du jour, la composition du bureau, le quorum, le texte des résolutions soumises au vote de l'assemblée et le résultat des votes pour chaque résolution, les documents et rapports présentés à l'assemblée et un résumé des débats. Il est signé par les membres du bureau et archivé au siège social avec la feuille de présence et ses annexes.

Les copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées sont valablement certifiés, selon le cas, par le président-directeur général, par le président du conseil d'administration, par l'administrateur général ou par toute autre personne dûment mandatée à cet effet.

1.1.4.                Représentation des actionnaires et droit de vote

Tout actionnaire peut se faire représenter par un mandataire de son choix. Peut également recevoir les pouvoirs émis par d'autres actionnaires en vue d'être représenté à une assemblée, sans autre limite que celles résultant des dispositions légales ou statutaires fixant le nombre de voix dont peut disposer une même personne, tant en son nom personnel que comme mandataire.

• Forme de la procuration :

La procuration doit comporter :

a)  nom, prénom et le domicile ainsi que le nombre d'actions et de droit de vote du mandant ;

b) l'indication de la nature de l'assemblée pour laquelle la procuration est donnée ;

c) la signature du mandant précédée de la mention « Bon pour pouvoir » et la date du mandat.

Le mandat est donné pour une assemblée. Il peut cependant être donné pour deux assemblées, l'une ordinaire, l'autre extraordinaire tenues le même jour ou dans un délai de sept jours. Le mandat donné pour une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour.

NB: La suite dans le prochain article.