DROIT DES AFFAIRES - OHADA 

SECRÉTARIAT JURIDIQUE DES SOCIÉTÉS COMMERCIALES (Part. 3)

La gestion quotidienne des sociétés commerciales doit se faire dans le strict respect du droit OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires). En effet, ledit droit et les bonnes pratiques des sociétés commerciales imposent le respect d’un formalisme précis et le suivi rigoureux d’un grand nombre d’obligations légales selon la forme juridique de la société. Ces règles sont prévues aussi bien pour la tenue des Assemblées Générales que pour l’organisation des Conseils d’Administrations.

2. Le secrétariat juridique des Conseils d’Administrations : techniques de convocation et de tenue (Art. 453 – 461)

Parler de secrétariat juridique des CA renvoie essentiellement à la gestion de la SA avec CA. En effet, le mode d'administration de chaque SA est déterminé clairement par les statuts qui choisissent entre : la SA avec CA et la SA avec Administrateur Général ; le mode d'administration ainsi que de direction pouvant changer à tout moment en cours de vie sociale à la suite d’une modification des dits statuts par décision de l’AG extraordinaire (Article  414).

2.1.          Convocation et délibérations du CA

Sous  réserve   des  dispositions   de l’AUSCGIE, se sont les  statuts qui déterminent les  règles relatives à la convocation  et aux délibérations du conseil d'administration.

Le CA peut se réunir aussi souvent que nécessaire sur convocation de son président. Toutefois, les administrateurs constituant le tiers au moins des membres du conseil d'administration, peuvent, en indiquant l'ordre du jour de la séance, convoquer le conseil d'administration, si celui-ci ne s'est pas réuni depuis plus de deux (2) mois.

Les délibérations du conseil d'administration sont nulles lorsque tous ses membres n'ont  pas été régulièrement convoqués. Le conseil d’administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres est présente.

Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité des membres présents   ou représentés, à moins  que  les statuts  ne prévoient  une  majorité  plus  forte.  En cas  de partage  des voix, la voix du président de séance est prépondérante sauf clauses  contraires  des statuts.

Toute  décision  prise  en violation  de ces dispositions ou le cas, échéant, des conditions  prévues par les statuts, est nulle.

• Cas du recours aux moyens de télécommunication lors des CA

Il est désormais possible, si les statuts le prévoient, que les administrateurs qui participent au conseil par visioconférence ou par d'autres moyens de télécommunication  permettant leur identification et garantissant leur participation effective puissent voter oralement.

Afin de garantir l’identification et la participation effective à la réunion du conseil des administrateurs y participant par des moyens de télécommunication, ces moyens transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques    techniques permettant la retransmission continue  et simultanée  des délibérations.

En  cas  de  participation  d'administrateur(s) par visioconférence ou par d'autres   moyens de télécommunication, le  conseil ne peut  valablement délibérer que si au  moins   un  tiers des administrateurs  est physiquement présent.

Les statuts peuvent limiter la nature des décisions pouvant être prises  lors  d'une  réunion  tenue dans ces conditions.

2.2.          De la tenue du Conseil d’administration

• Présidence du CA

Les séances du conseil d'administration sont présidées par le président du conseil d’administration. Ce dernier organise et dirige  les travaux  du  conseil, dont il rend compte  à l’assemblée générale.  

En cas  d'empêchement du président du conseil d'administration, les séances sont  présidées  par l'administrateur possédant  le plus  grand  nombre  d'actions ou, en cas  d’égalité,   par  le doyen  en âge, à moins  que les statuts  n'en  disposent  autrement.

• Des Procès-verbaux

Les  délibérations du conseil  d'administration  sont constatées  par  des procès-verbaux   établis  sur un registre  spécial  tenu au siège social,  coté et paraphé  par le juge  de la juridiction   compétente. Toutefois,  les  procès-verbaux  peuvent   être  établis   sur  des  feuilles   mobiles   numérotées   sans discontinuité,   paraphées  dans  les même conditions que celle précisées supra et revêtues  du sceau  de l'autorité qui les a paraphées. Toute addition, suppression, substitution ou intervention de feuilles est donc interdite.

Les  procès-verbaux   mentionnent   la date  et le lieu  de la réunion  du conseil  et indiquent   le nom des administrateurs   présents, représentés  ou absents  non représentés. Ils font également  état de la présence ou de l'absence  des personnes  convoquées  a la réunion  du conseil   d'administration  en  vertu  d'une   disposition   légale, et  de  la  présence   de  toute   autre personne  ayant  assisté  à tout ou partie  de la réunion.

En cas  de  participation  au  conseil  d'administration  par visioconférence ou  autre  moyen de télécommunication, il est fait mention dans le procès-verbal des incidents techniques éventuellement survenus au cours de la séance et ayant perturbé son déroulement.

Les procès-verbaux du conseil  d'administration sont certifies  sincères  par  le président  de séance et par au moins  un (1)  administrateur. En  cas  d'empêchement du président  de  séance,  ils  sont  signes  par  deux  (2)  administrateurs   au moins.

Le   président    du   conseil    d'administration      s'assure    que   les   procès-verbaux     du   conseil d'administration    sont remis  aux administrateurs   en mains  propres  ou leur sont adresses  par  lettre au porteur  contre  récépissé,  lettre  recommandée   avec  demande  d'avis  de réception,  télécopie  ou courrier  électronique   dans  les meilleurs  délais  et au plus tard  lors de la convocation du prochain conseil d'administration.

Les   procès-verbaux    des   délibérations    du  conseil   d'administration     font   foi  jusqu'à    preuve contraire.